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Organisationsgrad: Genauigkeit der Festlegung von:
Arbeitsinhalt
Arbeitszeit
Arbeitsraum
Zuordnung
Mit wachsendem Organisationsgrad:
Organisationsschaubild
Kommunikationsdiagramm
Funktionsdiagramm
Stellenbeschreibung
Entscheidungstabellen
Netzplantechniken
7.1 Organisationsschaubild
(Kommunikations-) Abläufe können im Organigramm nicht dargestellt werden. Das Organigramm stellt eine vorhandene oder geplante, betriebliche Ablauforganisation dar.
{Bild - Organigramm allg.}
Sie veranschaulicht im einzelnen:
das Verteilungssystem der Aufgaben und
Zusammenfassung der Teilaufgaben in Stellen
Das Gefüge der Stellen und ihre horizontale Zusammenfassung zu Abteilungen
Die Rangordnung der Instanzen
Eingliederung der Leitungsgehilfen (Stabstellen)
System der vertikalen Kommunikationswege (Dienst- und Anordnugswege)
personelle Besetzung der Stellen und deren Stellvertreter soweit dies gewünscht ist.
Die Komplexität eines Organigrammes soll geheim gehalten werden und eventuell in Unterorganigramme geteilt werden.
{Bild - Bsp. f. ein Organigramm}
7.2 Kommunikationsdiagramm
Soll Kontakte zwischen verschiedene Abteilungen sowie deren Häufigkeit grafisch veranschaulichen. Die Strichstärken geben Auskunft über Kommunikationshäufigkeit und -dauer. Weiters lassen sich die Informationen zu den verschiedenen Hierarchien verdichten. Die Kommunikationsbeziehungen werden so komprimiert und übersichtlich dargestellt.
Kommunikationsdiagramm in Dreiecksform:
{Bild - KD in DF}
Kommunikationsdiagramm in Ringform:
{Bild - KD in RF}
Anwendungsbeispiele:
Werksplanung
Büroverteilung (Raumplanung)
Analysen für Organisationsänderungen
7.3 Einflußanalysen
Ziele
Einflußfaktoren
Gewinn
Kundenzu-friedenheit
Marktanteil
Mitarbeiter-motivation
Summe
Rang
neues PPS
2
3
1
2
8
2
Werbung
3
2
3
1
9
1
Schulung
0
1
0
3
4
4
Mitarbeiterinfos
0
1
0
3
4
4
neue Aufbauorg.
1
2
0
2
5
3
0...keine Auswirkung
3...starke Auswirkung
Aktiv
Passiv
neues PPS
Termintreue
Mitarbeiter-motivation
Qualitäts-verbesserung
Werbung
Summe
neues PPS
x
3
1
1
0
5
Termintreue
0
x
2
1
1
4
Mitarbeitermotivation
3
3
x
2
0
8
Qualitätsverbesserung
0
0
2
x
1
3
Werbung
0
0
1
1
x
2
Summe
3
6
6
5
2
x
7.4 Stellenbeschreibungen
In Stellenbeschreibungen werden die weisungsbezogenen, kommunikativen Einordnungen von Stellen, Aufgaben und Kopetenzen des Stelleninhabers sowie die Anforderungen an den Stellinhaber festgehalten.
Es gibt drei Ziele:
die wiederspruchsfreie und detailierte Fixierung der Unternehmensorganisation
eine Objektivierung der Lohn- und Gehaltsstruktur
die schriftliche Festlegung von Leistungsvorgaben und -normen
Weiters sind sie hilfreich bei:
Stellenbesetzung
Aufgabendelegation
Unterstützung bei Realisierungsmaßnahmen
für Qualitätsmanagmentsysteme nach ISO 9000 erforderlich
Inhalte einer Stellenbeschreibung:
Üblicherweise werden Formblätter verwendet, die firmenabhängig sind. Folgende Punkte sollten aber angeführt sein:
Stellenbezeichnung: z.B. technischer Leiter
Dienstrang: Geschäftsführer, Bereichsdirektor, Bereichsleiter, Abteilungsleiter, Gruppenleiter, Betriebschef, Betriebsleiter, Werksleiter; Direktor (Dir), Prokurist (ppa), Handlungsbeauftragter (i.V.), im Auftrag (i.A.),
Eingliederung in die Organisation:
Vorgesetzter
direkt unterstellte Abteilungen
Stellenziele:
Steigerung der Produktivität
teamorientierte Führung der technischen Abteilung
Stellenvertretung: entweder Stelle mit Kompetenzregelung oder Verteilung mit Aufgabenbeschreibung
Hauptaufgaben: Aufgaben sind genau auf eine einzelne Stelle hin einzugrenzen, wage Formulierungen sind zu vermeiden, Führungsaufgaben sind zu beschreiben und soll die Aufgabe durch einen Mitarbeiter oder sich selbst durchgeführt werden. (ca 1-2 A4 Seiten)
Befugnisse: Vollmachten, Entscheidungskompetenzen
Informationsrecht:
Bilanzeinsicht
Management Information System
Teilnahme bei Besprechungen
Informationspflicht:
Produktionsbericht, ...
Anforderungen an den Stelleninhaber:
Qualifikation
Berufserfahrung
internes Schulungsprogramm
Unterschrift des Stelleninhabers
Bsp.: Stellenbeschreibung für PPS-Projektleiter (intern)
Projektleiter, Einführung von PPS-System
Stellvertretender Abteilungsleiter
Vorgesetzter: Stabstelle als Projekt, Beiratsmitglied
Unterstellte: temporär
Ziel: Einführung eines integrierten PPS-Systems der 4.Generation, neue Ablauforganisation
Stellvertretung: keine
Hauptaufgaben:
Koordinierung der Projektaktivitäten
Ist Situationsanalyse mit Konzepterstellung
Angebotsanalyse
Schulungskonzept erstellen und durchführen
Systemwartung (Anfangsphase)
Pflichtenheft
Terminüberwachung und Kostenverfolgung
Einführung-Koordination
Abnahme und Schlußbericht
Befugnisse: i.V. beschränkt auf das Projekt
Info-Recht: Teilnahme an Monatsmeetings und QM-Meetings
Info-Pflicht: Monatsbericht und Quartalsbericht
Anforderungen:
HTL-Niveau
PPS-AV Kenntnisse
Netzwerkkenntnisse
UNIX
5 Jahre Berufserfahrung
Wissen aus den Abteilungen: Fertigung/AV/Lager (Logistik)
Teamfähigkeit
Durchsetzungsvermögen
hohes Potential (Managment)
7.5 Job Contract
Der Hauptzweck der Job Contract besteht in der möglichst kurzen, jedoch eindeutigen Formulierung des Leistungsauftrages einer Stelle. In den höheren Bereichen des Managements spielen detailierte Kompetenzregelungen keine wichtige Rolle, sondern viel mehr die Ziele und Erwartungen der übergeordneten Organisation.
Inhalt:
Organisatorische Eingliederung
Ziele, Verantwortlichkeit; (5-8 Ziele bzw. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten mit dem dazu erforderlichen Zeitaufwand)
Leistungsstandards
Kompetenzvorbehalte (Vollmachten, Einschränkungen)
Ziel: Beschreibung der einzelnen Positionen
Aufzeigen der Chef-Mitarbeiter Beziehung
7.5.1 Gegenüberstellung Stellenbeschreibung Job Contract
{Bild}
Die Wahl der Implementierungshilfsmittel richtet sich nach:
dem verfolgten Zweck
Führungsstufe des Stelleninhabers
gewünschtem Detailierungsgrad
Die Stellenbeschreibung galt lange Zeit als das beliebteste Hilfsmittel. Mit der Einführung neuer dynamischer Organisationsformen (Matrixorganisation, MbO, Produktmanagement) mußten neue, leistungsfähige Hilfsmtittel geschafft werden (Funktionsdiagramm). Neben diesen technischen, verfeinerten Instrumenten werden zugleich einfachere Formen (Job-Contract) eingeführt.
{Bild}
7.5.2 Charakteristika
Job-Contract:
Führung eindeutig abgegrenzter Einheiten (Sparten- bzw. Profitcenterleiter)
Kompakte Auflistung des Leistungsauftrages
Stellenbeschreibung:
Integration einer Stelle in die Organisation
Auflistung der Hauptaufgaben
Regelung der wichtigsten Kompetenzen
Funktionsdiagramm:
Vollständige Auflistung von Aufgaben und Kompetenzen
Regelung komplexer Querverbindungen bei flexiblen Organisationsformen (Matrix)
Arbeitsplatzvorschriften; vollständige Auflistung operativer Tätigkeiten bei ausführenden Stellen;
Festlegung der Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben
Mitarbeitergespräche:
Auflistung der zu erfüllenden Ziele
Ermittlung von Abweichungen und festlegung von Korrekturmaßnahmen
7.6 Funktionsdiagramm
Bei anspruchsvollen Organisationstrukturen lassen sich die zahlreichen Querbeziehungen nur mit einem Funktionsdiagramm mit ausreichendem Detailierungsgrad regeln.
Hauptmerkmale und Ziele:
Zeigt in getrennter Form welche Stellen bei der Erledigung einzelner Aufgaben mitwirken. Davon ist von Bedeutung, welche spezifischen Tätigkeiten die einzelnen Stellen zur Aufgabenerledigung beiträgt.
Die wichtigsten Funktionen sind:
Initiative Ergreifen I
Planen P
Entscheiden E
Mitspracherecht M
Anordnen O
Ausführen A
Kontrollieren K
{Bild FD}
Die Aufgaben: Was ist zu tun?
Die Stellen: Wer zur Lösung der Aufgaben mitwirkt.
Die Funktionen: Welchen Beitrag eine einzelne Stelle zur Lösung einer Aufgabe beiträgt.
Ziele:
klare Zuteilung und Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen für die wichtigsten Stellen
Schaffung einer Gesamtübersicht über das Zusammenwirken verschiedener Stellen bei Erfüllung einer Aufgabe
Sicherstellung einer hohen Flexibilität durch ein Hilfsmittel welches leicht und promblemlos geändert werden kann (z.B. bei Umbauorganisation)
Aufzeigen der Zusammenarbeit
Förderung der Teamarbeit
Abstimmung des Funktionsdiagramms auf die Organisationsstruktur:
{Bild}
Die vorherige Klarstellung der Organisationsstruktur ist für die Einführung des Funktionsdiagramms unerläßlich. In den häufigsten Fällen erfaßt man mit einem Funktionsdiagramm 2-3 Führungsstufen. Für die weiteren Führungsebenen werden seperate Funktionsdiagramme erstellt.
{Abb 4.18}
Erstellen eines Aufgabenkatalogs:
{Abb 4.19}
Festlegung der Funktionen:
Unter Funktion verstehen wir eine Tätigkeit, welche zur Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist.
Vorgehen bei der Erstellung eines Funktionsdiagramms
Erstellen eines Organigramms
Vorgehen vom Groben ins Detail
Mitsprache der Mitarbeiter
Festlegung der Funktionen mit den Mitarbeitern
Abstimmung mit anderen Abteilungen
Inkraftsetzen
Hauptvorteile:
hohe Identifikation und Lerneffekt
Förderung der Teamarbeit
Selbstkoordination
7.7 Methoden zur Darstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen
Analyse und Gestaltung von Prozessen
Aufgabenstruktur
Strukturtierung der Aufgaben:
Gesamtaufgabe
Teilaufgabe
Verrichtung
Ziele:
Vollständigkeit
Transparenz
stellengerechte Bündelung
Ablaufstruktur
Einplanung von Aufgaben:
auf dem kürzesten Weg
in der kürzesten Zeit
mit dem kleinsten Aufwand
Ziele:
schnelle Durchlaufzeiten
optimale Auslastung der Stellen
Dokumentierung(z.B. für Qualitätssicherung)
{Bild}
Aufgaben:
Stellen:
---
---
---
Analyse und Gestaltung der Aufgabenstruktur:
Anwendungsbereich
Vorgehen/Zweck
Eigentliche Aufgaben-Analyse
Als Grundlage für:
systematische Erfassung der Aufgaben
Vollständigkeit, Systematik, Transparenz
Erstellen von: Pflichtenheften, Funktionsdiagramm, Arbeitsanweisungen
Arbeitsvereinfachungskonzepte
. Darstellung der bestehenden Aufgabenteilung
richtige Bündelung von Aufgaben
logische Arbeitsteilung
Neuzuordnung der Aufgaben
Effiziente Abwicklung der Aufgaben
Gemeinkosten-Wert-Analyse
. Bewerten der Aufgaben
Reduzierung von Leistungen
Rationalisierung von Leistungen
Einstellung von Leistungen
Schlüsselbereiche
. Gewichtung der Aufgaben
Definition der Schlüsselbereiche
zielkonformer Einsatz der Mitarbeiter
Eigentliche Aufgaben-Analyse nach Jordt/Gscheidle:
Ausgangspunkt der Aufgabenanalyse sind die Ziele des Unternehmens. Die Ermittelten Aufgaben geben Aufschluß darüber, ob die erforderliche Tätigkeiten zur Zielerreichung lückenlos ausgeführt werden.
{Bild}
7.7.1 Arbeitsvereinfachungskonzept
Im Vordergrund steht die bestmögliche Aufgabenzuteilung. Die anfallenden Arbeiten sollen:
auf dem kürzesten Weg
in der kürzesten Zeit
mit dem geringsten Aufwand und
den richtigen Personen erledigt werden
7.7.2 Gemeinkostenwertanalyse
Bei diesem Einsparungskonzept steht verstärkt die Kosten-/Nutzenüberlegung im Vordergrund:
Welche Aufgabentätigkeiten sind zum Erreichen der Ziele notwendig?
Kann der Aufwand zur Erbringung dieser Leistung allenfalls reduziert werden?
Welchen Beitrag leisten die einzelnen Tätigkeiten zur Zielerreichung und was kosten sie?
Vorteile:
das in Frage stellen der einzelnen Tätigkeiten
Kosteneinsparung
Kosten-/Nutzen-Denkende beteiligten Mitarbeiter wird gefordert
Nachteile:
die strategischen Erfordernisse und Ziele werden kaum berücksichtigt
sie ist oft eine Alibihandlung, das Problem liegt aber in der Personalführung
7.7.3 Festlegung der Schlüsselbereiche
Hier wird versucht den größten Teil des Arbeitspotentials auf die wichtigsten Aufgaben oder die Schlüsselbereiche auszurichten.
Solche strategischen Grundsätze sind:
Konzentration der Kräfte auf die einzelnen Marktsegmente
Erkennen und Ausnützen von Synergiepotentialen
Ausrichten der Unternehmensaktivitäten auf die Stärken des Unternehmens weiters Umgeghen der Schwächen
7.7.4 Analyse und Gestaltung von Arbeitsabläufe
Bisheriges Vorgehen beim Einsatz von EDV:
Hardware -> Software -> Organisationsgestaltung
Neues Vorgehen:
Organisationsgestaltung -> Software -> Hardware
{Abb 5.19}
Entsprechende Hilfsmittel:
Ablaufgrobplan:
Hier steht die Frage welche Stellen sich mit welchen Aktivitäten an einem Arbeitsprozeß beteiligen im Vordergrund.
Vorteile:
rasche und einfache Erstelung
guter Überblick über die an einer Operation beteiligten Stellen
Nachteile:
bei weiterer Verfolgung des Projekts muß der Ablaufplan in detailierterer Form nochmals aufgenommen werden
Formularablaufplan
Einsatz:
Zur Erfassung und Änderung relativ komplexer Arbeitsabläufe im administrativen Bereich
Vorteile:
exakte Aussage
anschauliche Darstellung der Formularabläufe (Entstehung und Ablage)
Nachteile:
sehr aufwendige Arbeit
Veränderungen nicht mehr aktuell
Aufgaben-Folgeplan (Flow-Chart)
{Bild}
Einsatz:
In vereinfachter Form bei Strukturanalysen zur Erfassung der Hauptabläufe, in detailierter Form zur Analyse und Verbesserung der Arbeitsabläufe
Vorteile:
Übersichtliche Darstellung der Hauptaktivitäten sowie der Abzweigungen
relativ rasche Erstellung
Zwang zur logischen Weiterverfolgung der Operation
Nachteile:
großer Platzbedarf
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