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Briefe mit und ohne Vordruck:
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Wie der Titel dieses Abschnittes schon vermuten lässt, gibt es laut ÖNORM zwei Arten von Briefen: ÖNORM Brief mit Vordruck und ÖNORM Brief ohne Vordruck. Ersteres wird meist von Firmen verwendet. Es handelt sich dabei um eine Briefvorlage, die je nach Firma zum Beispiel mit, von einem Graphiker gestalteten, Absender Feld und Firmenlogo versehen ist. Der Hauptvorteil des Briefes mit Vordruck ist, dass die Mitarbeiter nur mehr einen Teil ausfüllen müssen. Außerdem wird durch die Vereinheitlichung des Schriftverkehrs in einer Firma die Rationalisierung gewährleistet. Die Gestaltung von Briefen mit Vordruck wird in der ÖNORM A 1010 festgelegt.
Gestaltung eines Briefes ohne Vordruck:
Beim Brief ohne Vordruck wird ein Papier mit dem Papierformat A4 (210 x 297mm) verwendet. Der Text wird, bis auf die Unterschrift, ausschließlich mit Maschinenschrift geschrieben. Um die Umsetzung für die Festlegung der Form und Gliederung zu erleichtern wird der vertikale Abstand zwischen Zeilen in Zeilenschritten und der horizontale Abstand zwischen Zeichen in Leeranschlägen angegeben. Auf der nächsten Seite finden Sie ein allgemeines Muster eines Normbriefes ohne Vordruck, mit dessen Hilfe die genormte Form gezeigt werden soll.
MUSTER
Erklärung und Erläuterungen:
Fluchtlinie:
Die Fluchtlinie ist eine gedachte Linie, die mit einem Abstand von zehn
Leerzeichen (25mm) vom linken Blattrand senkrecht verläuft. Diese Linie
markiert den rechtern Schreibrand. Der Bereich links dieser Linie darf nicht
beschrieben werden, da dort oft das Papier, zum Archivieren in Ordnern,
gelocht wird.
Absenderangabe:
Die Absenderangabe sollte mindestens fünf Zeilenschritte vom oberen Blattrand
linksbündig (an der Fluchtlinie) beginnen. In erste Zeile sollten der Vor- und
Zuname und eventuell akademische Grade (abgekürzt) stehen. Eine Zeile
darunter gibt man Straße, Platz und Nummer an. Die dritte Zeile verwendet
man für Postleitzahl und Ort. Weiters können auch andere Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angegeben werden.
Beispiel: Max Muster
Breitenfurterstraße 345
1230 Wien
Beförderungsvermerk (optional):
Ist ein Beförderungsvermerk vorgesehen, so sollte sich dieser mindestens fünf
Zeilenschritte unter der Absenderangabe befinden. Ein Beförderungsvermerk
kann zum Beispiel sein: "Einschreiben", "Durch Eilboten" oder "Flugpost".
Wenn der Brief nur vom Empfänger bearbeitet werden soll, sollte
man als Beförderungsvermerk "Persönlich" angegeben.
Empfängeranschrift:
Wird kein Beförderungsvermerk verwendet, sollte die Empfängeranschrift mindestens fünf Zeilenschritte nach der letzten Zeile der Absenderangabe
beginnen. Anderenfalls wird zwischen Beförderungsvermerk und
Empfängeranschrift eine Zeile (zwei Zeilenschritte) freigelassen.
Wird der Brief in einem Fensterkuvert geschickt, muss sie sich zwischen der 15. und 21. Zeile befinden.
Wenn der Brief an eine Person gerichtet ist, steht im erste Teil der Empfängeranschrift die Anrede wie "Herr" oder "Frau". In der selben Zeile stehen auch verliehene Titel und Amts- oder Berufstitel (wie
zum Beispiel: Abteilungsvorstand).
Ist der Brief an eine Firma gerichtet, wird der Firmenname angegeben. wobei das Wort "Firma" nur verwendet wird, wenn die Firmenbezeichnung mit einem
Namen beginnt.
In der nächsten Zeile folgt die Anschrift des Empfängers (siehe Absenderangabe)
Eventuelle Zusätze wie "Abteilung", "Filiale", "z.H." (zu Handen), usw.
werden zwischen Firmennamen und Anschrift eingefügt.
Hinweis: Die Empfängeranschrift soll nicht mit "An", "An das" oder ähnlichen
beginnen.
Beispiele:
Herrn Abteilungsvorstand Bank Austria
Ing. Martin Schmid z.H. Herrn Dr. Klein
Klagenfurterstraße 40 Herrengasse 53
9500 Villach 8011 Graz
Firma
Fritz Hainzl
Getränkeservice
Lange Gasse 4
4870 Vöcklamarkt
Ort und Datum:
Ort und Datum der Abfassung sind zwei Zeilenschritte unter der
Empfängeranschrift rechtsbündig zu schreiben. Zwischen Ort und Datum
wird ein Beistrich gesetzt.
Das Datum kann auf zwei verschiedene Arten formatiert werden:
Bei der alphanumerische Schreibweise wird der Monat ausgeschrieben oder
auf die ersten drei Stellen abgekürzt. Es gibt einige Monate, die auch
anders abgekürzt werden dürfen (siehe dazu Abschnitt "Kurzer Auszug und einige Beispiele der Schreibweise gemäß ÖNORM A 1080").
Beispiele: Breitenfurt, 3. Jänner 2003
Breitenfurt , 3. Jan 2003
Die zweite Formatierungsvariante ist die numerische Schreibweise. Diese wird meist in Vordrucken, Aufstellungen oder im Brief mit Vordruck. Bei in dieser Art wird auch der Monat als Zahl geschrieben. Die Reihenfolge der Angabe ist Jahr - Monat - Tag , wobei die Jahreszahl vier, Monat und Tag jeweils zwei Stellen haben müssen.
Beispiel: Breitenfurt, 2003-01-03
Betreffangabe:
Die Betreffangabe soll mindestens fünf Zeilenschritte unter der Empfängeranschrift beginnen. Dabei wird kein Leitwort wie "Betreff" geschrieben und sie soll in einem oder mehreren Worten auf den Inhalt des Briefes hinweisen. Die Betreffangabe ist ohne Satzzeichen abzuschließen und kann unterstrichen werden. Umfasst sie mehrere Zeilen, ist zu beachten, dass nur die letzte Zeile in der Länge der längsten Zeile zu unterstreichen ist. Nach der Betreffangabe sind mindestens drei Zeilenschritte zu setzten.
Anrede (optional):
Schreiben, die allgemein an eine Firma, Behörde oder an ein Amt gerichtet werden beginnen ohne Anrede. Sie ist notwendig, wenn der Brief an eine Person geschickt wird.
In der Anrede wird nur der Zuname angeführt. Dieser entfällt jedoch ganz, wenn der Empfänger mit einem ausgeschriebenen akademischen Grad oder einem Titel angesprochen wird. Die Anrede schließt mit einem Ausrufezeichen oder einem Beistrich.
Brieftext:
Wird eine Anrede geschrieben, so beginnt der Brieftext zwei Zeilenschritte unter dieser, anderenfalls werden nach der Betreffangabe drei Zeilenschritte gesetzt. Der Text kann mit Groß- oder Kleinschreibung begonnen werden, je nachdem, ob eine Anrede geschrieben wird und mit welchem Satzeichen diese endet.
Alle Zeilen des Brieftextes beginnen an der Fluchtlinie und Absätze werden mit zwei Zeilenschritten getrennt. Außerdem muss beachtet werden, dass sich vor und nach Einrücken eine Leerzeile befinden muss. Unter Einrücken versteht man das Schreiben einer wichtigen Textpassage mit Abstand von der Fluchtlinie mit 5,10 oder 15 Leerzeichen.
Grußformel und Unterschrift:
Der Abstand zwischen der letzten Textzeile und der Grußformel sollte zwei Zeilenschritte betragen. Die Grußformel kann an der Fluchtlinie oder in der Schreibraummitte beginnen. Direkt darunter folgt die Unterschrift. Eine maschinenschriftliche Wiederholung der Unterschrift ist nicht notwendig, da beim Normbrief ohne Vordruck der Absender mit dem Unterzeichner identisch ist.
Beispiele für eine Grußformel: Mit freundlichen Grüßen, Hochachtungsvoll
Beilagen:
Wenn die Grußformel an der Fluchtlinie beginnt, so muss sich der Beilagenvermerk ein bis drei Zeilenschritte unter der Unterschrift befinden.
Beginnt die Grußformel in der Schreibraummitte, so steht der Beilagenvermerk linksbündig in der Höhe der Unterschrift.
Das Wort "Beilagen" kann unterstrichen werden, es darf aber auch gänzlich entfallen. Werden mehrere Beilagen mitgeschickt, so wird jede einzeln angeführt.
Das Protokoll
Ziel und Zweck eines Protokolls ist, Gehörtes beziehungsweise Beobachtetes kurz und sachlich korrekt zu dokumentieren. Es soll außerdem inhaltlich nachvollziehbar gestaltet sein, damit dritte, die nicht während des protokollierten Ereignisses anwesend waren, die Geschehnisse und eventuell auch Ergebnisse nachlesen können.
Arten von Protokollen:
- Wörtliches Protokoll:
Beim wörtlichen Protokoll wird der Ton auf ein Medium aufgenommen. Die wichtigste Aussagen werden nachher schriftlich mit Angebung des Namens zitiert. Dieses Protokoll wird bei sehr wichtigen Beschlüssen und Sitzungen eingesetzt.
- Zusammenfassendes Protokoll:
Bei dieser Art schreibt der Schriftführer während des Ereignisses mit. Es gibt wiederum zwei Arten von einem zusammenfassenden Protokoll:
- Verlaufsprotokoll: dokumentiert den Ablauf, zum Beispiel: Arbeitsprotokoll
- Ergebnisprotokoll: dokumentiert zum Beispiel Verhandlungen und
Abstimmungen
- Gedächtnisprotokoll:
Bei einem Gedächtnisprotokoll werden die Notizen erst nach einer Verhandlung, Diskussion, etc. angefertigt.
Gliederung:
1) Überschrift: sollte am Blattanfang in der Mitte stehen. Zum Beispiel: "Protokoll von/über ..."
2) Ort, Datum sowie Anfangs- und Endzeitpunkt des Ereignisses
3) Anwesenheits- und Abwesenheitsliste, Entschuldigte sind extra anzuführen
4) Thema des Protokolls
5) Name des Schriftführers
6) Tagesordnung(punkte) und Arbeitsschritte: Hier werden der Verlauf, wichtige Wortmeldungen, Ergebnisse, Beschlüsse u.a. eingetragen.
7) Datum und Ort der Abfassung
8) Unterschrift des Schriftführers
Hinweis: Die Erzählzeit ist die Gegenwart.
Vorgehen:
Da Protokolle vor Gericht als Beweismittel anerkannt werden, übernimmt der Schriftführer eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe. Deshalb ist eine gute Vorbereitung notwendig. Man sollte sich Unterlagen des Referenten, usw. anfordern. Besonders ratsam ist es, eine Teilnehmerliste zu besitzen, um die Namen der Teilnehmer korrekt zu schreiben.
Die Mitschrift während der Sitzung, Verhandlung, etc. ist stichwortartig. Dabei sollte man den Platz auf dem Papier großzügig nutzen, damit bei Redepausen Wichtiges aus dem Kurzzeitgedächtnis hinzugefügt werden kann.
Nach Ende des zu protokollierenden Ereignisses sollte man sofort überprüfen, ob die Unterlagen ausreichend vollständig und inhaltlich korrekt sind. Dabei sollte wiederum das Kurzzeitgedächtnis genutzt werden.
Die Endfassung wird unter Zuhilfenahme der Mitschrift erstellt. Diese sollte inhaltlich gut nachvollziehbar, sachlich korrekt und formal übersichtlich sein.
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