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Wenn nun die Ziele klar formuliert, evtl. schon Teilziele aufgeteilt sind, kommt es auf die richtigen Schritte zur Zielerreichung an.
Hierzu benutzt man die schriftliche Zeitplanung, d. h.:
. Die zur Verfügung stehende Zeit wird für die ertrag- und erfolgreichsten Ziele eingesetzt (Maximalprinzip)
Oder :
. Die erstrebten Ziele werden mit möglichst geringem Zeitaufwand erreicht ( Minimalprinzip )
Warum sollte das schriftlich geschehen ?
. Zeitpläne, die nur im Kopf existieren verlieren an Überblick und werden leichter umgeworfen
. Bedeutet Arbeitsentlastung für das Gedächtnis
. Es hat den psychologischen Effekt der Selbstmotivation
. Bessere Kontrolle der Tagesergebnisse
. Dienen der Dokumentation für geleistete Arbeit ( Protokoll )
8.1 Regeln der Zeitplanung
Regel 1 : Nur einen Teil der Zeit verplanen
- 60 % für geplante Aktivitäten
- 20 % für unvorhergesehenes
- 20 % für spontanes
Regel 2 : Überblicke über alle anstehenden Aktivitäten verschaffen. Auflisten der anstehenden Arbeiten
für einen bestimmten Planungszeitraum.
Regel 3 : Resultate und nicht bloße Tätigkeit festlegen.
Nicht : Gespräch mit dem Chef
Sondern : Gehaltserhöhung mit dem Chef besprechen
Regel 4 : genaue Zeitvorgaben für alle Aktivitäten ( Endtermine taxieren )
Regel 5 : Prioritäten setzen.
Regel 6 : Unerledigte Aufgaben in den nächsten Planungszeitraum übernehmen.
Regel 7 : Planungsaufwand beträgt max. 1 % des zu planenden Zeitraums.
8.2 Tagesplanung
Wenn man beginnt mit Zeitplänen zu arbeiten, ist als Einstieg die Planung jedes einzelnen Tages am sinnvollsten weil :
. Der Tag ist die kleinste, überschaubarste Einheit der systematischen Zeitplanung
. Man kann jeden Tag neu beginnen, wenn der vorherige nicht gut gelaufen ist
. Man muß erst die Tagespläne im Griff haben, um mit Wochen- oder Monatsplänen arbeiten zu können.
8.3 Erstellen von Tagesplänen
Die Tagesplanung unterliegt solchen oder ähnlichen Fragen :
. Was ist mein Tagesziel ( beruflich und privat ) ?
. Welche neuen Tagesaufgaben sind zu erledigen ?
. Welche vorgemerkten Termine sind zu berücksichtigen ?
. Wie groß ist der jeweilige Zeitaufwand ?
. Welche Prioritäten muß ich setzen ?
Die Tagesplanung beinhaltet zwei Aspekte :
. das Tagesziel
. die ALPEN - Methode
Tagesziel setzen :
Das Tagesziel sollte in jedem Fall schriftlich formuliert sein, damit der Tagesablauf eine Richtung erhält. Formulierungen könnten sein:
. Ich mache heute pünktlich Feierabend und verbringe die Freizeit mit meinen Freunden
. In der Team - Sitzung reagiere ich ruhig und gelassen auf persönliche Angriffe
. Gelassen erledige ich heute meinen Kleinkram
Tagesplanung nach der ALPEN - Methode (Siehe Anlage Seite 12):
A = Aufgaben zusammenstellen
L = Länge der Aktivitäten einschätzen
P = Pufferzeiten reservieren
E = Entscheidungen treffen
N = Nachkontrolle z. B. mit Hilfe der Handformel
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