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Inhaltliche Zielsetzung:
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zu Beginn wird ein Ziel definiert, wird dieses erreicht so ist der Projektzweck erfüllt
Zeitliche Zielsetzung:
Anfangs- und Endzeitpunkt sind verbindlich vorgegeben.
Innovativer Charakter (Einmaligkeit/Neuartigkeit):
Projekte sind einmalige und meist auch neuartige Vorhaben
®nicht/teilweise Know-How
®spezielle Rahmenbedingungen
®keine Wiederholungen
Ressourcenknappheit:
Personelle, finanziell und materielle Mittel sind konkret begrenzt®sorgfältige Planung im voraus
Komplexität:
Komplexität kennzeichnet Anzahl, Verschiedenartigkeit und die Vielfalt des inneren Zusammenhangs der einzelnen Teilaufgaben.
Höheres Risiko:
- technisches Pannenrisiko
- Zeitrisiko
- Kostenrisiko
- Zielsetzungsrisiko
- Verwertbarkeitsrisiko
Andere Einordnungsgrößen
Ø Bedeutung
Die Folgen der Erreichung/Nichterreichung des Projektziels
Ø Umfang
-Anzahl der durchzuführenden Einzelaufgaben
-Anzahl der am Projekt beteiligten Personen
-Umfang der festgelegten Leistungen
-einzusetzende Mittel
Ø Interdisziplinärer Charakter
mehrere, üblicherweise weniger kooperierende Fachbereiche müssen im Projekt zusammenarbeiten
ORGANISATION IM PROJEKTMANAGEMENT
Organisation+Führung im Regelfall
Personen mit überwiegend dispositiven Aufgaben nennt man Manager
Unterscheidung:
- Top-Management (Eigentümer, Geschäftsführer)
- Middle-Management (Leiter der wichtigsten Bereiche)
- Lower-Management (Leiter der nachgeordneten Abteilungen)
Bereiche der Organisation:
Aufbauorganisation®sie regelt: WER macht WAS?
WER darf WEM Anweisungen erteilen?
WER ist WÖFÜR verantwortlich?
Ablauforganisation®sie regelt: WAS hat in WELCHER REIHENFOLGE, WIE
und WO zu erfolgen?
WANN, WIE OFT, MIT WELCHEN
HILFSMITTELN?
Die Organisation unterstützt die Unternehmensführung bei der Realisierung der Unternehmensziele und regelt das Zusammenwirken der einzelnen Bereiche.
Organisation+Führung im Sonderfall
Reine Projektorganisation
Alle Beteiligten werden vorübergehend aus den Unternehmensbereichen voll ausgegliedert®Dauer des Projektes
Merkmale:
alle Projektmitarbeiter sind dem Projektleiter direkt unterstellt
Projektleiter präsentiert Projekt nach außen
während des Projektes sind die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten der Linienorganisation nicht unterstellt
Einsatzbereiche:
lange/umfangreiche Projekte
hohe strategische Bedeutung
hohe technologische Komplexität
unter Zeitdruck-stehende Projekte
Vorteile
Nahezu alle Entscheidungen werden innerhalb der Projektorganisation getroffen®rasch
Gute Konzentration, erhöhte Identifikation+Motivation der Projektbeteiligten
eindeutige Regelungen von Kompetenzen+Aufgaben
Projektleiter®Schnittstelle zw. Projekt, Projektmitarbeiter und Unternehmensleitung
Probleme:
Gefahr der Verrichtung der Linie®wenn bestqualifizierte Mitarbeiter abgezogen werden
vorwiegend durchschnittliche Mitarbeiter®höheres Risiko
längere Projekte®Wiedereingliederung in Linienorganisation wird schwierig
Auslastung der Personalressourcen nicht optimal
Einflussprojektorganisation
Ziel®geringe organisatorische Änderung
Merkmale:
Projektleitung®Stabstelle der Linienorganisation
Alle Projektmitarbeiter®neben den eigentlichen Aufgaben aus der Linienorganisation die Projektaufgaben erledigen
Projektleiter hat Koordinations-+Informationfunktion
Stabstelle hat geringe Eintscheidungs- + Weisungskompetenz
Einsatzbereiche:
Projektbeteiligte kennen Vorgehensweise
Projekte mit geringerem Umfang, geringen Risiken und Innovationsgrad
parallel-verlaufende Projekte
Vorteile:
geringer Organisationsaufwand
Probleme:
stärkere Identifikation der Projektmitarbeiter mit der Abteilung
Projektkoordinator hat Verantwortung für Projekterfolg®keine ausreichende Kompetenz für Anweisungen an Projektmitarbeiter
Konflikte zwischen Projektkoordinator und Projektmitarbeiter wird übe vorgesetzte Stelle ausgetragen
®Belastung für Unternehmensleitung
wenig kundenorientiert
Matrixorganisation
Merkmale:
Mitarbeiter erhalten Anweisungen von
- einem funktionalen Vorgesetzten
- einem Projektleiter
Projektleiter bestimmt:
das Ziel
wieviel Mittel zur Verfügung stehen
Termine
Der funktionale Vorgesetzte
welche Mitarbeiter
welche Mittel+Methoden
Qualität
Nach außen wird das Projekt durch den Projektleiter vertreten
Einsatzbereiche:
Durchführung mehrerer parallel geführten Projekte
Projekte bei denne der Koordinationsaufwand zu hoch für eine Einfluss-Projektorganisation+reine Projektorganisation nicht möglich
Vorteile:
Projektmanager hat Kompetenz zur direkten Verfolgung der Projektziele
Gute Eignung für Multi-Projektmanagement
Gezielter Einsatz v. Spezialwissen
Projektmitarbeiter werden nicht aus ihrer Arbeit herausgerissen
frühe Erkennung v. Konfliktpunkten®rasche Beseitigung
Probleme:
Hohe Wahrscheinlichkeit v. Konflikten
Kompetenzprobleme zwischen Projekleiter+funktionalem Vorgesetzten
Projektmitarbeiter kann versuchen Projekleiter und funktionalen Vorgesetzten gegeneinander auszuspielen
Die Projektorientierte Teilorganisation
Merkmale:
Projektleitung wird von Mitglieder der Abteilungsleitung übernommen
Einsatzbereiche:
Projekte mit eng abgesteckten Projektinhalten
Projekte bei welchen die Schnittstellen zwischen den einzelnen Teilbereichen eindeutig definiert sind
Projekt mit erforderlichen Spezialwissen
Vorteile:
Geringer Organisationsaufwand®bestehende hierarische Struktur
Eindeutige Kompetenzverhältnisse
Spezialisierung®Produktivität+Qualität steigern sich
Probleme:
Probleme+Konflikte der bestehenden Organisationsstruktur werden mit dem Projekt übernommen
Gefahr das "Rad neu erfinden"
abteilungsinterne Projekte werden bevorzugt
Projektstrukturplan
Was ist ein Projektstrukturplan?
- Gliederung in Arbeitspakete
- Modell des Projektes
- Kein Ablauf-, Termin-, Kosten- und Ressourcenplan
- Zentrales Kommunikationsinstrument im Projektmanagement
- Basis für das projektbezogene Ablagesystem
Wozu PSP?
- Darstellung des gesamten Leistungsumfanges bereits in der Startphase
- Entwickulung einer gemeinsamen Projektsicht
- Definition planbarer und kontollierbarer Arbeitspakete
Arbeitspaket-Spezifikation
- sind quantitative und qualitative Beschreibungen der Teilaufgaben von Arbeitspaketen
- Inhalte und Ergebnisse einzelner Arbeitspakete werden voneinander abgegrenzt
- Ersparen weitere Detaillierungen des PSP
- erhöhen Transparenz der Projektarbeit
- zeigen den Projektmitarbeitern die zu erfüllende Teilaufgaben
Wozu dienen Arbeitspaket-Spezifikationen?
- Zur genauen Abgrenzung von Arbeitspakten und Zuständigkeiten
- zur Messung und Beurteilung des Leistungsforschritts
Aufgaben des Projektmanagements
o Vereinbarung es Projektstrukturplans
o Vorgabe von Teilzielen
o Planung des Projekts
o Abwicklung des Projekts
o Kontrolle und Steuerung des Projektverlaufs
Der Begriff Projektmanagement bezeichnet die Gesamtheit der dispositiven Aufgaben zur Führung einer Projektorganisation.
Anforderungen an den Projektleiter
fachliche Kompetenz
Er müss über Fachwissen in der zur Lösung anstehende Sache verfügen, doch ist es nicht immer notwendig, dass er der fachlich kompetenteste Mitarbeiter ist.
administrative Kompetenz
Kenntnisse über die wichtigsten Planungsverfahren
organisatorische Kompetenz
Er muss organisatorische Zusammenhänge erkennen
Psycho-Soziale Kompetenz
Er muss Widerstände erkennen und sinnvoll reagieren
Der Projektleiter trägt die Verantwortung für die Erreichung des Projektsziels, die Einhaltung des Projektabschlusstermins und des Projektbudgets.
Projektabgrenzung
a) sachliche Projektabgrenzung
-Festlegung des Projektziels
-Projektinhalt
-Welche Bedeutung
-Mit welchen anderen Projekten steht das Projekt in Beziehung
-Welche Einflussgrößen sind zu beachten
b) zeitliche Abgrenzung:
-Mit welchem Ereignis startet das Projekt und mit welchem wird es beendet?
-Wurden ähnliche Projekte durchgeführt?
-Was ist nach Projektende zu tun
-Soll es Folgeprojekte geben
c) soziales Umfeld
-Welche Umwelten bestehen
-Welche positiven und negativen Beziehungen gibt es zwischen dem Projekt und sein Umwelten
-Wie intensiv sind diese Beziehungen
-Welche Maßnahmen sind notwendig um das Umfeld optimal zu nutzen?
Instrumente des Projektmanagements
- Projektauftrag
- Projektabgrenzung
- Projektstrukturplan
- Arbeitspaketbeschreibung
- Terminplanung
- Kosten- und Ressourcenplanung
Projektauftrag:
Eine schriftliche oder mündliche Beauftragung des Projektauftraggebers ein Projekt auszuführen
Ein Projektauftrag dient als formaler Start.
Er erfolgt meist auf einem Projektauftragsformular.
Inhalt:
- Projektname
- Auftraggeber
- Auftragnehmer
- Starttermin
- Endtermin
- Projektleiter
- Projektziel
- Besonderheien
- Budget
- Unterschrift
Gründe für den vermehrten Einsatz von Projekten
Die zu lösenden Aufgaben werden komplexer und können oft nur bereichsübergreifend gelöst werden
"individuelle" Problemlösungen nehmen zu
Projekte heben sich von der Alltagsroutine ab; sie können motivierend wirken
Schnelllebigkeit von Produkten und Dienstleistungen
Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeiter können besser genutzt werden
Die Phasen eines Projektes
Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt im Projektverlauf. Den Abschluss einer Projektphase bildet ein sogenannter Meilenstein.
Ein Meilenstein ist überprüfbares Zwischenergebnis, das inhaltlich und terminlich genau beschrieben ist. Der an jedem Meilenstein zu erstellende Projektbericht gibt Aufschluss über den aktuellen Projektstatus.
Es müssen in einem Projekt nicht alle Phasen durchlaufen werden.
Projektidee
Sie entsteht meist aus dem Wunsch, Bestehendes zu ändern oder Neues zu schaffen.
Gründe:
-Technische Erneuerung
-gesellschaftspolitische Gründe
-Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit
-Betriebliche Umorganisation
-Schwachstellen im bisherigen Verfahren usw.
Vorprojekt
Durch das Vorprojekt soll in erster Linie der Entscheid ermöglicht werden, ob die Projektidee bis zur Realisierung vorangetrieben werden soll.
Folgende Stufen:
-Projektantrag
-Machbarkeitsstudie und Variantenbildung
-Projektauftrag
Projektantrag
besteht in einer Beschreibung des Problems, die den Grund für das Projekt jedem Mitarbeiter am Projekt verständlich machen soll. Der Projektantrag enthält unter anderem folgende Punkte:
-eine überblicksmäßige Aufgabenbeschreibung
-den Nutzen
-die Konsequenzen bei Nichtdurchführung
personelle und finazielle Rahmenbedingungen
Machbarkeitsstudie und Variantenbildung
Ein Projektziel kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden.
Ziel der Variantenbildung ist das Finden von Lösungsansätzen, die verschiedenen Möglichkeiten zur Erreichung des Projektzieles zu finden, gegenüberzustellen und zu bewerten..
Wir die Projektidee akzeptiert, so ist im Vorfeld des Projekts die Machbarkeit zu überprüfen, anschließend muss eine exakte Abgrenzung des Projektes erfolgen.
Weiters müssen die Vorgaben und Rahmenbedingungen untersucht werden.
In dieser Planungsphase werden auch Überlegungen zur Projektorganisation angestellt.
Dann wird erstmals eine grobe Kostenschätzung durchgeführt.
Für die Entscheidungsträger ist auch die Chancen-Risiko-Analyse ein wesentliches Kriterium.
Projektauftrag
Nun erfolgt die Formulierung des Projektauftrages in mündlicher oder schriftlicher Form auf einem Formular.
Projektplanung
Die eigentliche Projektplanung hat zum Ziel, alle Tätigkeiten strukturiert zu erfassen, zeitliche und im Ablauf zu optimieren und den Ressourcenbedarf abzuschätzen.
Folgende Arbeiten werden durchgeführt:
-Definition der Kernprobleme, Beschreibung des Ist-Zustanden
-Ursachen und deren Wirkung ermitteln
-Ziele definieren, Beschreibung des Soll-Zustandes
-Lösungen entwickeln
-Beurteilungskriterien festlegen
-Lösungen bewerten, Entscheidungen treffen, Pläne entwickeln.
Am Schluss liegen folgende Pläne vor:
zeitlich orientierte Aufgabenplanung
Kostenplanung
Finanzplanung
Materialplanung
Personalplanung
Kapazitätplanung
Projektdurchführung
Jetzt geht es darum, die Planung in die Tat umzusetzen.
Am beginn der Realisierungsphase steht die Projektanalyse, die zu einem Projektstrukturplan führt. Dabei wird das Projektziel in Teilziele und dies letztlich in konkret spezifierte Arbeitspakte zerlegt.
Im Rahmen der Realisierungsplanung werden weiters Terminlisten, kosten- und Finanzpläne erstellt, sowie der Ressourcenbedarf und die Ressourcenauslastung ermittelt.
Anhand der Pläne kann dann regelmäßig festgestellt werden, ob der Fortschritt den geplanten Erwartungen entspricht. Entspricht er nicht, muss die Leitung unverzüglich reagieren.
Einführung
In allen internen oder auch bei marktbezogenen Projekten, braucht es auch noch eine Einführungsphase. Die Einführung gehört in der Regel noch zum Projekt.
Wichtig bei internen Veränderungsprojekten:
Personen, die mit den Veränderungen erstmals konfrontiert werden, müssen mit besondern Maßnahmen vorbereitet werden, um den Widerstand gegen Veränderungen abzubauen.
Projektabschluss
Ein Projekt sollte formell sauber abgeschlossen werden.
-Präsentation der Projektergebnisse
-Abnahme des Projektresultats
-Fertigstellung der Projektdokumentation
-Evolution des Projektverlauf
-Entlastung des Pojektteams
Eine wichtige Aufgabe kommt auch der Projektdokumentation zu.
Mit ihr wird sichergestellt, dass zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, wie z.B. das Produkt entstanden ist, was die Voraussetzungen waren usw..
Grundsätze des Projektmanagements
-Struktierung von Problemen
-Starke Betonung der Definitionsphase
-Klare Ziele und Vorgaben
Frühes Erkennen von Risiko
-Schnelle Reaktion auf Projekstörungen
-Personifizierte Verantwortung
Zieldefinition
folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
Projektziel soll erreichbar sein
das Projektziel soll eindeutig und klar formuliert sein
ein Projektziel muss quantitativ und qualitativ messbar sein, damit die Zielerreichung überprüft werden kann.
Mann nennt die qualitativen Faktoren auch SOFT facts im Gegensatz zu den HARD facts wie z.B. Kosten
Das Projektziel ist mit den Unternehmenszielen abzustimmen
Vorgehensweise bei der Zielfindung:
Ziel sammeln
Brainstormin
Ziele strukturieren
Ziele klar präzesieren
Zielkonflikte und Zielabhängigkeiten analysieren
Klassische Zielkonflikte sind scheinbar Ökologie und Ökonomie
Ziele nach Prioritäten bewerten
Ziel abgrenzen
Zieldefinitionen abstimmen und schriftlich dokumentieren
Instrumente und Methoden des Projektmanagements
Kreativitätstechniken
Brainstorming
®die Jagd nach dem Geistesblitz
Der Teilnehmerkreis sollte nicht zu groß sein (4-12 Personen)
Einfälle sollen spontan und frei geäußert werden
Vorschläge dürfen nicht kritisiert werden
Quantität ist wichtig, Qualität zunächst zweitrangig
Die Auswertung der gewonnen Idden
Brainwriting=Methode 635
Bei dieser Methode sollen 6 Teilnehmer jeweils 3 Ideen in fünf Minuten schriftlich fixieren. Danach tauschen sie Vorschläge untereinander aus, notieren weitere 3 Ideen dazu usw.
Morphologischer Kasten
Synektische Methoden
Beschäftigen mit dem Problem
Ablenken vom Problem
Schaffen von Verbindungen zwischen Problem und Verfremdung
Sitzungen dauern einige Stunden bis zu mehreren Tagen
Mind-Mapping
Entscheidungstechniken
Das Hauptproblem beim Entscheiden ist die Schwierigkeit, nach wirklich rein sachlichen Kriterien zu entscheiden oder klar die emotionalen und sachlichen Anteile auseinander zu halten.
Entscheidungsmatrix
Muss-Kriterien
Kann-Kriterien
Nutzwertanalyse oder Wirtschaftlichkeitsrechnung
Risikoanalyse
Planungstechniken
Projektstrukturplan
Zeitplanungstechniken
Zwei Techniken sind in der Praxis dominant
Balkendiagramme
Netzpläne
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