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Die Stellenbeschreibung ist die schriftliche Festlegung der Aufgaben, die von einer Person an einer Stelle durchzuführen sind, sowie die Kompetenz und die Verantwortung, die ihr dabei zukommen.
Am Beispiel der Stellenbeschreibung für den Netzwerkadministrator und PC-Benutzerberater wird der Grundinhalt Stellenbeschreibung erarbeitet:
Stellenbezeichnung: Netzwerkadministrator und PC-Benutzerberater
Qualifikation: Abschluss einer berufsbildenden höheren Schule oder vergleichbare Qualifikation
Stelleninhaber: Peter Baumgartner
Fachbereich: Informations- und Kommunikationssysteme
Kostenstelle: Informations- und Kommunikationssysteme 2467
Rangstufe: Berater
Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten: Leiter des Fachbereichs nformations und Kommunikationssysteme
Name des unmittelbaren Vorgesetzten: Dr. Franz Buhl
Der Stelleninhaber nimmt in folgenden Angelegenheiten
. Bedarf an Anwendungssystemen
. Kosten- und Leistungsplanung
. Netzwerk
. Informationstransfer innerhalb und außerhalb des Unternehmens
. Softwareentwicklung und Systembetrieb
. Informations- und Kommunikationsinfrastruktur
. Ablauforganisation
fachliche Anregungen entgegen von: allen Abteilungen des Unternehmens
Stellenbezeichnung der unmittelbar unterstellten Mitarbeiter: Schreibkraft
Namen der unmittelbar unterstellten Mitarbeiter: Birgit Berger
Der Stelleninhaber wird vertreten von: Franz Breitfuß
Der Stelleninhaber vertritt: niemanden
Spezielle Befugnisse des Stelleninhabers:
- Vorschlag über den Einsatz von PC und deren Software
- Vorschlag zur Ablauforganisation
- Vorschlag zur Aufbauorganisation
- Entwicklung von Software
Zielsetzung der Stelle:
Die Stelle hat den PC-Betrieb in der Unternehmung sicherzustellen. Im Besonderen hat die Stelle dafür Sorge zu tragen, dass das Netzwerk einwandfrei und schnell funktioniert. Sie hat weiters die Softwareentwicklung auf den PC so zu planen, dass ausreichende Rationalisierungspotentiale ausgeschöpft werden können.
Weitere Aufgaben sind die Benutzerberatung und die Benutzerbetreuung in allen dezentralen EDV-Angelegenheiten der Informationsverarbeitung.
Der Stelleninhaber erfüllt im selbständigen Verantwortungsbereich entsprechend den allgemeinen Führungsrichtlinien laufend folgende Aufgaben:
Fachliche Beratung der Anwender
Planung der PC-Infrastruktur
Planung der notwendigen dezentralen Anwendungssoftware
Erarbeiten von Schulungskonzepten für die Mitarbeiter
Der Stelleninhaber hat folgende Kompetenzen:
- Vorschlagsrecht zur Anschaffung von dezentraler Hardware und Software
- Vorschlagsrecht zu Organisationsänderungen
Der Stelleninhaber kooperiert in folgenden Angelegenheiten
Softwareentwicklung
Softwarepflege
Kommunikationsinfrastruktur
mit: allen Abteilungen
Der Stelleninhaber informiert in folgenden Angelegenheiten regelmäßig den Vorgesetzten:
- Monatliche, jährliche und fünfjährige Planung
- Vergleiche zwischen Ist und Soll bei der Kosten- und Leistungsrechnung
- Außerordentliche Situationen
Der Stelleninhaber nimmt an folgenden Ausschusssitzungen regelmäßig teil:
- Sitzungen der EDV-Planungsgruppe
Vorteile der Stellenbeschreibung aus der Sicht des Mitarbeiters
. Er weiß, was von ihm erwartet wird, er kennt seine Aufgaben, seine Verantwortung und seine Kompetenzen.
. Er kennt seinen Handlungsspielraum und kann gegebenenfalls Tätigkeiten ablehnen.
. Er weiß, von wem er Anweisungen entgegennehmen muss.
. Der Betriebsrat hat eine bessere Übersicht über die Stellenbewertung, Einstellungs- und Eignungsprüfungen sowie Beförderungs- und Lohnfragen.
. Die Einschätzung der Angemessenheit des Gehalts der Mitarbeiter wird erleichtert.
. Es gibt Klarheit über die Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten.
Vorteile der Stellenbeschreibung aus der Sicht des Vorgesetzten
. Bessere Übersicht über die Aufgaben.
. Bessere Koordination der Aufgaben.
. Neue Mitarbeiter können rascher und leichter eingearbeitet werden.
. Die Leistungen der Mitarbeiter können eindeutig beurteilt werden.
. Unbesetzte Stellen können leichter ausgeschrieben werden.
. Die Mitarbeiter können gezielt ausgebildet werden.
. Improvisierte Einzelentscheidungen werden zurückgedrängt.
Nachteile der Stellenbeschreibung
. Die Erstellung, die laufende Weiterentwicklung und die Veränderung der Stellenbeschreibung sind aufwendig.
. Allzu exakte Stellenbeschreibungen führen zu einer Überorganisation.
. Stellenbeschreibungen bestehen oft nur auf dem Papier und werden von den Vorgesetzten und Mitarbeitern nicht beachtet.
. Stellenbeschreibungen können die Eigeninitiative hemmen,
Mehrere gleichartige Stellen werden in einer Abteilung zusammengefasst. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie groß ist die Leitungsspanne (d.h. wie viele Mitarbeiter zu einer Abteilung zusammengefasst werden). Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort, sie hängt von mehreren Kriterien ab:
Von der Art der Tätigkeit: Je einfacher eine Aufgabenstellung ist, desto größer kann die Leitungsspanne sein.
Von der Qualifikation der Mitarbeiter: Je höher die Qualifikation der Mitarbeiter ist, desto größer kann die Leitungsspanne sein.
Vom Führungsstil: Wenn der Freiraum durch eine klare Zielsetzung groß ist, und die Motivation der Mitarbeiter hoch ist, die vereinbarten Ziele zu erreichen, kann die Leitungsspanne größer sein.
In der Praxis liegt die Leitungsspanne im Durchschnitt zwischen 4 bis 10 Mitarbeitern. Moderne Managementphilosophien wie beispielsweise das "lean management" (schlanke Organisation) gehen davon aus, dass es durch entsprechende Führungstechniken, welche die Mitarbeiter zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit motivieren, gelingen sollte, die Leitungsspanne weiter zu erhöhen.
Wie einzelnen Stellen und Abteilungen gegliedert sind, kann in Form von Organigrammen grafisch übersichtlich dargestellt werden:
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