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Lübeck übernahm die Initiative wenn es um das Verschicken der Einladungen zu den Hansetagen ging. Die Einladungen wurden an ausgewählte größere Hansestädte geschickt. Diese wiederum reichten die Einladung an ihre Nachbarstädte weiter. Es bildete sich ein Vertretungssystem, bei dem die kleineren Städte von den größeren vertreten wurden. Somit wurden trotzdem die kleineren Hansestädte durch größere Städte repräsentiert. Um dieses Vertretungssystem aufrecht zu erhalten, musste das Datum eines vorhergesehenen Hansetages rechtzeitig bekannt gegeben werden
Die Teilnehmer der Hansetage - Kaiser, Erzbischöfe, Fürsten, Abgesandte - hatten kein Stimmrecht - nur Meinungsrecht über Beschlüsse.
Ratsherren, allein vollbemächtigt ihre/n Stadt/Städtebund an Hansetagen zu vertreten erhielten Anweisungen zum Verhalten zu den Tagesordnungspunkten. Allgemeine Aufgabe war die Standpunkte der Stadt- oder Städtegruppen vorstellen, vertreten & durch zu setzten.
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