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Prinzip vom Groben zum Detail:
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Eine Summe von Detailentscheidungen ergibt noch kein Gesamtkonzept, daher soll zunächst ein genereller Lösungsrahmen festgelegt werden, dessen Konkretisierungs- und Detaillierungsgrad später stufebweise erhöht wird.
4.1 Phasenablauf eines Projekts
{Bild 3 - Kopie S97}
4.1.1 Vorstudie
Mit vertretbarem Aufwand ist zu erklären:
ob richtiges Problem angegangen wird
Bedarfserhebung
welche Anforderungen für die Lösung vorliegen
Lösungsprinzipien nach technischer, wirtschaftlicher und sozialer Hinsicht prüfen
Gegenüberstellung
4.1.2 Hauptstudie
Ausgehend vom gewähltem Lösungsprinzip ist das Gesamtkonzept zu erarbeiten:
eine fungierte Beurteilung(Funktion, Wirtschaftlichkeit) der eingeschlagenen Lösungsrichtung
Investitionsrechnung
Definition von Teilprojekten
Prioritäten setzen
4.1.3 Detailstudie
Starkes einengen des Betrachtungsfeldes:
detaillierte Lösungskonzepte für Unter- und Teilsysteme
kritische Systemkomponenten mit hoher Priorität bearbeiten
eventuelle Anpassung des Gesamtkonzepts
4.1.4 Systembau
z.B.:
Bau von Gebäuden und Produktionsanlagen
Programmierung der Software
4.1.5 Systemeinführung
dokumentierte Instruktion der Benutzer
Inbetriebnahme der Anlage
4.1.6 Systembenutzung
Wartung und Unterhalt
Verbesserungsvoschläge
Entsorgung
4.2 Arbeitsregeln für das Projektmanagement
Die effizientere Durchführung von besonderen Aufgabenstellungen benötigt eine spezielle Organisation. Was sind besondere Aufgabenstellungen?
Ausgangspunkt sind Projektideen bzw. -initiativen. Es muß deutlich zwischen Projektideen und -aufträgen unterschieden werden.
Im Rahmen der Projektinitiative muß über die Nominierung der Projektleitung entschieden werden. Der Projektleiter muß von allen akzeptiert werden.
Für ein Projekt muß auf jeden Fall ein schriftlicher Projektauftrag erstellt werden.
Ein Projekt beginnt mit einem Kick-Off-Meeting. Das ist eine einfache Projekteröffnungsbesprechung, eine Projekteröffnungspräsentation und eine Projekteröffnungsklausur.
Die Projektleitung ist verplichtet im Rahmen der Einarbeitung des Projektauftrags einen Projektablaufplan zu erstellen. Basis des Ablaufplans ist der Projektstrukturplan. Er ist vom Groben ins Feine zu bearbeiten.
Ein Projekt muß in regelmäßigen Intervallen geregelt unsd gesteuert werden. Überwachen heißt die Statusermittlung und die Abweichungsfeststellung und -analyse. Bei der Überwachung gibt es drei Intensitätsstufen, die Arbeitskontrolle, die Projektfortschrittsermittlung und Reviews. Grundsätzlich ist auf rationelle Gesprächsführung zu achten.
Für eine effiziente Projektabwicklung ist eine klare Rollenverteilung notwendig.
Eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters ist die Organisation des Informationsflusses in und um das Projekt. Grundsätzlich besteht für einen Projektleiter Holschuld für alle extern das Projekt betreffende Informationen und Bringschuld für alle intern das Projekt betreffende Informationen.
Bei der Erstellung schriftlicher Unterlagen ist zwischen laufendem Schriftverkahr, Protokollen und dem Logbuch zu unterscheiden.
Jedes Projekt benötigt eine organisierte Projektdokumentation. Es ist zu sorgen, daß in der Projektleitung eine zentrale Ablage geschaffen wird.
Organisierter Projektabschluß mit Erstellung eines Projektabschlußberichts.
4.3 Netzplantechnik
4.3.1 Einführung
Die Netzplantechnik erfaßt im allgemeinen jeweils nur Teilaspekte der Planung. Dazu gehören z.B. die Arbeitsablaufplanung, die Terminplanung, die Kapazitätsbelastungs- bzw. Maschinenbelegungsplanung, die Ausgaben- und Liquiditätsplanung sowie die Kostenplanung und -überwachung. Die beiden wichtigsten und bekanntesten Verfahren, die unabhängig voneinander in den USA entwickelt wurden, sind CPM(Critical Path Methode) und PERT(Program Evalution and Review Technique).
Netzplantechnik ist ein Hilfsmittel des Projektmanagers, aber nicht das einzige. Es gibt eine Fülle von Software, mit der Netzplantechnik computerunterstützt angewendet werden kann(z.B. MS Project).
4.3.1.1 Balkendiagramm
Für Arbeitsablauf- und Zeitplanung, ist die Darstellung der einzelnen Projektaktivitäten(Vorgänge) in Form eines sogenannten Balkendiagramms, für das man auch die Bezeichnung GANTT-Diagramm findet.
Aktivitäten in senkrechter Achse
Zeit in waagrechter Achse
Länge des Balkens zeigt die benötigte Zeit der Aktivität an
Nachteile:
Verleitet zu Fehlschlüssen da es nur schwer möglich ist, Aussage über die Abfolge der einzelnen Projektaktivitäten und damit über die Möglichkeiten zu Verbesserung des Projektablaufes hinsichtlich der Zeit, der Kosten und der Kapazität zu gewinnen.
keine Ersichtlichkeit der Konsequenzen einer Terminüberschreitung oder einer Änderung im Projektablauf
je größer das Projekt desto größer das Balkendiagramm
Diese Probleme weist die Netzplantechnik nicht auf.
4.3.1.2 Netzplantechnik
vollständige Erfassung der Vorgänge
Untersuchung der Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen
Vorteile:
technische,wirtschafliche und logische Abhängigkeiten zwischen Vorgängen werden berücksichtigt
Wiedergabe logischen Projektablauf
bei Zeitänderungen bleibt der Netzplan unverändert
Elemente: Projektanfang, Projektende, Vorgänge - Projektaktivitäten Reihenfolgebedingungen (geben an in welcher Reihenfolge die Vorgänge auszuführen sind).
4.3.1.3 Vorgänge
Vorgangsname
Frühester Anfang
Frühestes Ende
Pufferzeit
Spätester Anfang
Spätestes Ende
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4.3.1.4 Netzplandarstellung
Der Netzplan besteht aus Knoten die mit Pfeilen verbunden werden. Vorgänge werden durch Pfeile oder Knoten dargestellt.
Gegenüberstellung verschiedener Netzplandarstellungen:
Vorgangspfeilnetz
Vorgangsknotennetz
Ereignisknotennetz
Entwerfen
schwierig (Scheinvorgänge, Gefahr überflüssiger Reihenfolgebed.)
einfach
einfach
Zeichnen
aufwendig
weniger aufwendig
weniger aufwendig
Hilfsmittel
keine geeigneten
Knotenstempel, Planungs-tafeln, Klebeetiketten,
keine geeigneten
Änderung
schwierig
leicht
leicht
Lesbarkeit
leicht
leicht
evtl. schwierig
Anordnungs-bezeichnung
nur einfache
alle
nur einfache
Besonderheiten
Scheinvorgänge
keine
Pfeile können i.A. nicht als Vorgänge identifiziert werden.
4.3.2 Aufgabenbereiche und Anforderungen an die Projektplanung
4.3.2.1 Aufgabenbereiche der Projektplanung
Projektvorbereitung
Projektablauf (Reihenfolge)
zeitliche Projektabwicklung
Kosten und Ausgaben
Kapitaleinsatz
Materialbereitstellung
Arbeitskräfteeinsatz
Resourcenbeanspruchung
4.3.2.2 Anforderungen an die Projektplanung
Wirtschaftlichkeit
Flexibilität
Transparenz
Vollständigkeit
Einfachheit
4.3.2.3 Anforderungen an den Projektmanager
Fachkenntnisse bezüglich des Projekts
Kenntnisse der Unternehmensorganisation
Erfahrung mit Projektplanung und im Umgang mit Projektplanungsmethoden
Entscheidungsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
Verhandlungsgeschick und Improvisationsvermögen
Fähigkeit zu Teamwork
4.3.2.4 Schematische Darstellung der Projektplanungsphase
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4.3.3 Ablaufplanung mit der Netzplantechnik
4.3.3.1 Projektstrukturplan
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Projekt in seine Bestandteile zergliedern --> Projektstrukturplan. Graphische oder Tabellarische Aufgliederung des Projekts in Teilprojekt, Teilprojekt in Unterprojekt usw. Die unterste Ebene zeigt die Arbeitspakete.
Funktionsorientierter Projektstrukturplan:
Das Projekt wird in Betriebliche Funktionen aufgeteilt.
Objektorientieter Projektstrukturplan:
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Zerlegung orientiert sich an technischer oder logischer Zusammengehörigkeit der Komponenten des Projektes.
Gemischtorientierter Projektstrukturplan:
Es werden beide Gliederungsprinzipien angewendet. Empfehlenswert bei größeren Projekten.
Zusammenhang zwischen PSP und Netzplan:
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Aufgabenmatrix:
Abteilung/Kostenstelle
A
B
C
D
E
F
G
Aufgabe 1
x
Aufgabe 2
x
x
Aufgabe 3
x
Aufgabe 4
x
Aufgabe 5
x
x
Es erfolgt eine Zuordnung der Aufgaben zu den Abteilungen und sie liefert Informationen über die Struktur eines Projektes.
Verwendung von Teilnetzen:
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Planung in mehreren Ebenen:
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Vorteile der Netzplandarstellung eines Projektes:
Zwang zum exakten Durchdenken eines Projektes
Zeigt die Ablauffolge der Projektvorgänge
graphische Darstellung erleichtert die Kontrolle
übersichtliche, leicht verständliche Darstellung
transparenz des gesamten Projektablaufes
4.3.4 Zeitplanung mit der Netzplantechnik
4.3.4.1 Phasen der Zeitplanung
Zeitanalyse (Schätzung der Vorgangszeiten)
Berechnung der absoluten Vorgangszeiten und Pufferzeiten
Anpassung des Plans an Terminvorgaben
Umwandlung der absoluten Zeitpunkte in Kalendertermine
Erstellung von Unterlagen für die Arbeitsvorbereitung oder Projektdurchführung
4.3.4.2 Berechnung der Ausführungsdauer
Allgemein:
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Bei Mehrschichtbetrieb:
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Bsp.: Aushub einer Baugrube
Geschätzt 30 Personentage, Zweischichtenbetrieb, drei Arbeitskräfte je Schicht
Ausführungsdauer = 30 /(3*2)=5 Tage
4.3.5 Zeitplanung im einfachen Vorgangsknotennetz
4.3.5.1 Berechnung der Vorgangszeitpunkte im Netzplan
Abkürzungen für die Berechnungen in der Zeitplanung:
FAZ = frühester Anfangszeitpunkt
FEZ = frühester Endzeitpunkt
SAZ = spätester Anfangszeitpunkt
SEZ = spätester Endzeitpunkt
GP = gesamte Pufferzeit
FP = freie Pufferzeit
Knotenaufteilung für die Zeitrechnung:
Vorgang
frühester
Anfangszeitpunkt
spätester
Anfangszeitpunkt
Dauer
frühester
Endzeitpunkt
spätester
Endzeitpunkt
gesamte
Pufferzeit
freie
Pufferzeit
Für die Durchführung der Berechnungen werden die Vorgangsknoten aufgeteilt.
Berechnungsformenln für die FAZ, FEZ, SAZ und SEZ:
i= Vorgang
V(i) = Vorgänger von i .
N(i) = Nachfolger von i.
FAZ(i) = MAX( FEZ( V( i )))
FEZ(i) = FAZ(i) + Dauer(i)
SEZ(i) = MIN( SAZ( N( i )))
SAZ = SEZ(i) - Dauer(i)
Pufferzeitenberechnungen:
GP(i) = SEZ(i) - FEZ(i) = SAZ(i) -FAZ(i)
FP(i) = MIN( FAZ( N( i))) - FEZ(i)
gesamte Pufferzeit:
Ist die Zeit, die für die Verschiebung oder Ausdehnung des Vorgangs max. zur Verfügung steht. Sie ergibt sich wenn alle Vorgänger des betrachtenden Vorgangs sich in ihrer frühesten Lage und alle Nachfolger sich in ihrer spätesten Lage befinden. Sie entspricht somit der Differenz zwischen frühester und spätester Lage des Vorgangs.
freie Pufferzeit:
Die freie Pufferzeit des Vorgangs i ist die Differenz zwischen dem kleinsten frühesten Anfangszeitpunkt aller Nachfolger N(i) des Vorganges i und dem frühesten Endzeitpunkt von i.
Vorgangsknotennetz mit Rechenfeldern:
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Ausgerechnete Felder:
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4.3.6 Berücksichtigung von Kosten bei der Projektplanung
4.3.6.1 Aufgaben und Ziele der Kostenplanung
Ermittlung eines Anbotpreises
Informationsbeschaffung für die Kostenrechnung
Soll-Ist-Vergleich
Frühwarnung
Kostenprognose
Schwachstellenanalyse
Wirtschaftlichkeitskontrolle und -verbesserung
Informationsermittlung für zukünftige Projekte
4.3.6.2 Stellung der Kostenplanung bei der Projektplanung
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Kostenplanung und Kostenkontrolle ist eine Betriebswirtschaftliche Aufgabe.
4.3.6.3 Kostenanalyse
Kostenerfassung im PSP:
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4.3.7 Kostenplanung und -kontrolle
4.3.8 Berüksichtigung von Kapazitäten bei der Projektplanung
4.3.8.1 Bereitstellungs- bzw. Einsatzplanung für Arbeitskräfte und Maschinen
Einsatzplan:
Zeigt an welche Produktionsmittel zu welchen Zeitpunkten in welchen Mengen bereitgestellt werden müßen .
4.3.8.2 Kapazitätsbelastungsplan
Tabellenform und graphische Form
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