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Auch in unserem Falle muss genau geregelt werden, wer für was zuständig ist, wer wem Weisungen erteilen darf und welche Arbeiten in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen. Betriebswirtschaftlich spricht man von Organisation und Kontrolle.
Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen
+ Aufbauorganisation - Zuständigkeit - WER ist WOFÜR zuständig
- Weisungsbefugnis - WER darf WEM
Anordnungen erteilen
+ Ablauforganisation WAS hat in WELCHER Reihenfolge
WIE und WO zu erfolgen
Um einen Organisationsvorgang erfolgreich zu planen, dürfen die Organisationsgrundsätze nicht außer Acht gelassen werden:
1. Einheitlichkeit und Eindeutigkeit der Aufgabenzuordnung
Zusammengehörige Aufgaben sollen einheitlich auf eine Person übertragen werden. Die Regelungen sollen eindeutig sein.
Beispiel: Nur der Chef des Schulungsinstitutes darf Rechnungen ausstellen
2. Einheitlichkeit und Eindeutigkeit der Zuordnung von Verantwortung
Jeder Mitarbeiter soll einen klar abgegrenzten Verantwortungsbereich haben.
Beispiel: Der Vortragende selbst plant den Ablauf des Kurses.
3. Beschränkung auf den Ausnahmefall
Den Mitarbeitern soll gestattet werden, so viele Aufgaben wie nur möglich ohne Rückfragen zu erledigen. Nur im Ausnahmefall sollte der Chef hinzugezogen werden.
Beispiel: Anzahl der Teilnehmer eines Kurses liegt an der unteren Grenze. Die Frage ist, ob der Kurs trotzdem durchgeführt werden soll. Diese Entscheidung trifft der Chef.
4. Kontrolle
Je mehr Kontrollen vorgenommen werden, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftreten.
Beispiel: Qualität der Kurse über Fragebogen an Teilnehmer feststellen.
5. Beachtung der Bedürfnisse der Mitarbeiter
- Menschlicher Gesichtspunkt: Der Mitarbeiter hat das Recht, dass seine
Bedürfnisse beachtet werden. Beispiel: Ein Vortragender, der 8 Stunden
unterrichtet, sollte am gleichen Tag nicht mehr einen Kurs halten müssen.
- Wirtschaftlicher Gesichtspunkt: Mitarbeiter, deren Bedürfnisse im
Unternehmen berücksichtigt werden, sind leistungswilliger. Beispiel: Mehr
Pausen erhöhen die Leistung der Mitarbeiter trotz kürzerer Arbeitszeit.
6. Grundsatz der Einheit der Auftragserteilung
Mitarbeiter sollen jeweils nur von einem Vorgesetzten Weisungen erhalten
Vorteil: Weisungen können sich nicht überschneiden
Nachteil: Der Weg einer Weisung kann sehr lang sein (Dienstweg)
7. Grundsatz des direkten Weges
Weisungen von organisatorisch Höhergestellten sollen auf kürzestem Weg an Niedrigergestellte gegeben werden.
Vorteil: Kürzerer Weg der Weisungen.
Nachteil: Weisungen können sich überschneiden.
Weisungen können auf verschiedenen Wegen zu den Mitarbeitern gelangen. In unserem Falle ist es so, dass der Chef Entscheidungen trifft und den ganzen betrieblichen Ablauf organisiert. Man spricht von einer zentralen Organisation. Dürften die Mitarbeiter ebenfalls Dinge entscheiden und organisieren, spricht man von einer dezentralen Organisation.
Bei der zentralen Organisation muss genau festgelegt werden, wer für was zuständig ist. Man fasst die Aufgabenbereiche in Stellen zusammen. Mehrere Stellen werden wiederum zu einer Abteilung zusammen.
Aufgaben sind Arten von Verrichtungen (z. B. Rechnungen kontrollieren). Unter Stelle versteht man eine Anzahl von Aufgaben, die dem Leistungsvermögen eines Mitarbeiters entsprechen (z. B. Seminarleiter bestellt Unterrichtsmaterial; er teilt sich ein, an welchem Wochentag die Seminare durchgeführt werden; Kursgeber unterrichtet)
Abteilungen gibt es in unserem Betrieb eigentlich nur zwei, nämlich die Verwaltung, die der Chef übernimmt und das eigentliche Unterrichten, welches die Lehrer übernehmen.
Eine Grafik soll dies noch verdeutlichen.
Beispiel für Abteilungen bei unserem Schulungsinstitut
Abteilung Verwaltung Unterricht
Stelle Chef Seminarleiter
Aufgaben - Einkauf der Unterrichtsmaterialien
(Bücher, Schreibutensilien, ...)
- Buchhaltung
- Organisation
- Verkauf, Preispolitik
- Werbung
- Marketing - Zusammenstellen der zu be-
handelnden Themen
- Organisation des Ablaufs eines
Seminars
- Motivierend und effizient
unterrichten
Durch ein Leitungssystem wird geregelt, wer wem untergeordnet ist. Man unterscheidet:
- Einliniensysteme: Jede Stelle kann nur von einer einzigen anderen Stelle
Weisungen bekommen.
- Mehrliniensysteme: Eine Stelle kann von mehreren anderen Stellen Weisungen bekommen.
In unserem Falle ergibt es sich von selbst, welches Leitungssystem verwendet wird. Da wir nur über zwei Stellen verfügen ist es klar, dass der Chef weisungsbefugt ist, und die Seminarleiter seine Entscheidungen befolgen müssen.
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