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Je nach Art des Projektes kann die Installierung entweder die Umstellung des alten Systems (Istzustand) auf das neue System, oder die Einführung eines neuen Systems (z.B. bei einer Erweiterung oder einer gänzlichen Neuerung) bedeuten.
Die Installierung kann schrittweise (Stufenkonzept) oder auf einmal erfolgen.
In beiden Fällen wird zwischen der Installationsvorbereitung und der Durchführung unterschieden.
Bei der Vorbereitung werden die Voraussetzungen für die erfolgreiche Installierung geschaffen. Zu den Voraussetzungen zählen:
* personelle Vorbereitung: Die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen des Projekts ist die richtige personelle Besetzung und vor allem der Ausbildungsstand sowie die Motivation der zukünftigen Benutzer. Dies kann durch rechtzeitige Schulungs- und Trainingsprogramme erreicht werden.
* Räumliche Vorbereitung: Neben der ergonomischen Gestaltung der Arbeitsplätze zählt auch die Verlegung der Kabel dazu.
* Gerätetechnische Vorbereitung: Die Hardware sollte rechtzeitig aufgestellt werden, damit alle Komponenten ausreichend getestet und aufeinander genau abgestimmt sind (z.B. Drucker, Modem....).
* Datentechnische Vorbereitung: Die für die Ersterfassung notwendigen Daten (z.B. Stammdaten) müssen vorhanden sein. Wenn Daten aus dem alten System automatisch übernommen werden, sind die Überleitungsprogramme genauso zu testen.
Die eigentliche Installierung ist gerade bei größeren Projekten mit Stichtagsumstellung oftmals ein Vorgang, bei dem die Nerven aller Beteiligten auf das äußerste strapaziert werden, da einerseits die Benutzer noch ungeübt sind und damit leichter Fehler machen, und andererseits die Programme auf manche Fehler noch nicht richtig reagieren.
Diesem Problem kann durch verstärktes Testen der Programme und längeres Training der Benutzer begegnet werden.
Auf jeden Fall sollten die Probleme in einer Datenbank systematisch aufgezeichnet mit Beschreibung, Ursache, Lösungsansatz, Aufwand, Datum, Verantwortliche und Termine werden. Die Anwender sollten davon in Kenntnis gesetzt werden, wenn - und wie - die Probleme gelöst wurden.
Eines der schwierigsten Probleme sind die Änderungswünsche bzw. Ergänzungen der Anwender in der Phase der Einführung. Derartige Änderungswünsche sind ab der Phase der Grobprojektierung problematisch, da sie u.U. grundlegende Strukturen der Software betreffen können. Besonders schmerzhaft sind sie in der Phase der Einführung. Leider treten sie aber gerade hier verstärkt auf, da sich die viele Anwender erst jetzt voll mit der Software auseinandersetzen.
Wie kann diesem Problem begegnet werden?
Erst sind die Ursachen für die Änderungen zu analysieren:
Gesetzliche Änderungen müssen realisiert werden
Fehler bei der Bestandsaufnahme Abwägen des Aufwandes und der Auswirkungen, wenn Aufwand gering und Auswirkung groß, durchführen, ansonst verschieben und verhandeln
Missverständnisse und Fehlinterpretationen Abwägen des Aufwandes und der Auswirkungen, wenn Aufwand gering und Auswirkung groß, durchführen, ansonst verschieben und verhandeln
Änderung der Anwenderwünsche Verschieben und verhandeln
Fehler in dem Systementwurf bei grundlegenden Fehlern Termine verschieben und neu konzeptionieren (Kostenfrage!)
Sie können sich vorstellen, dass diese Phase nicht einfach ist. Es kommt dabei sehr auf das "Fingerspitzengefühl" und das gegenseitige Verständnis der Beteiligten an, für beide Seiten akzeptable Lösungen zu finden. Wenn bei der Projektrealisierung die Grundsätze der Organisationsentwicklung berücksichtigt wurden, kann man davon ausgehen, dass alle Beteiligten daran interessiert sind, das Projekt erfolgreich abzuschließen und bereit sind, auch Mehrbelastungen auf sich zu nehmen.
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